Privacy policy

What Obok reads, what it keeps, who else sees it, and how to make it stop.

Last updated 13 August 2026. Obok is in supervised testing with a small invited cohort; this policy describes the service as it actually behaves today, not as it is intended to behave later.

Who is responsible

The data controller is META Project, Al. Jerozolimskie 198N/15, 02-486 Warsaw, Poland. For anything in this policy, including requests to see or delete your data, write to kontakt@obok.ai.

The short version

Obok does not send email. It contains no code that sends mail. With Google it never requests send permission from your provider. Where a provider issues one password covering everything instead, as Apple does, Obok holds that password and reads only with it. It reads, it drafts, and it opens a compose window in your own mail app. Every message that leaves your mailbox was sent by you.

To find your overdue invoices and unanswered scheduling requests, Obok reads your mailbox. Mail permissions are all-or-nothing, so the permission you grant covers your whole mailbox, while Obok looks at the last 60 days and keeps only what turns out to concern your business — unpaid invoices and scheduling requests foremost, but any matter of your work can be kept as a case. It reads more than it keeps: deciding whether a message concerns your business means reading it once. That gap between what is granted and what is used is real, and we would rather you hear it here.

What Obok reads

With your Google account connected, and only after you connect it:

Gmail, read-only (gmail.readonly) — message subjects, bodies, participants and timestamps from the last 60 days, in order to judge which of them concern your business.
Calendar availability only (calendar.freebusy) — the hours you are busy, requested so that a scheduling reply can offer times you genuinely have. Stated exactly: after the engine was rebuilt this check is not wired back in yet, so today drafts do not read your calendar; the permission is held, read-only, for when it returns. It does not carry event titles, guests, descriptions or locations at all. They are not withheld by our restraint; they are outside what you grant.

Obok holds no scope that permits sending, modifying or deleting anything in your mailbox or calendar. A stored connection found to carry such a scope is rejected rather than used.

What Obok stores

Data	Why
From the moment you connect a mailbox, and not one message before: Obok's AI reads each new non-bulk message once, to judge whether it concerns your business. This is what Obok is — there is no smaller mode it can run in, so connecting a mailbox and this reading are the same decision, described on Google's own consent screen and here before you make it. Messages judged irrelevant are read and not kept. When a relevant message has a document attached, Obok reads the text of that document too — never the file itself, and only when the message looks like it is worth opening. What is kept: the extracted facts (invoice numbers, amounts, due dates, promised payment dates, meeting times), who stated each fact and in which message or document, and the resulting matter's status history. To stop the reading, switch the mailbox off or disconnect it — both are on the You tab, and either takes effect immediately	To keep one file per matter — so a client's fresh email about an old invoice lands on the right case, and the card you approve can show exactly what it is based on
Short notes Obok writes about the people you deal with — e.g. "usually pays about a week after the due date" — worked out from your own case history, never from reading a person's messages for character. Each note is visible to you, marked as unconfirmed until you agree with it, and editable or deletable at any time	So drafts can take account of how someone actually behaves. A note you have not confirmed influences nothing
When you delete one of those notes, a record of the rejection — the person's email address and a cryptographic digest (SHA-256) of the deleted sentence. The sentence itself is not kept	So Obok does not write the same note about the same person again. Forget all rules and notes deletes these records too
The drafts Obok wrote	To show you what you are approving
Your decisions: approved or rejected, when, and the reason you gave	Rejection reasons become the rules that improve later drafts
The reply you actually sent, read from your mailbox on a later scan	To measure how far your version differed from the draft — the main signal of draft quality. The quoted chain your mail client appends is stripped before storage, so the other person's words are not kept
Rules — plain-language sentences about how you work	The assistant's memory. Visible, editable and deletable by you at any time. Deleting one also removes its wording from every record that was filed under that rule, not only from the rule list, including the note left when a rule stopped a draft, as long as that note says which rule it was. The chat message where you first taught it stays in your conversation as written, since that is your own record, not the assistant's memory of it.
Your email address, and a push token if you enable notifications	Identity and notifications
Your Google access and refresh tokens, encrypted at rest	To read your mailbox without asking you to reconnect constantly
Usage events — when cards were created and decided, and the cost of the model calls	To tell whether the product works and what it costs to run

Where it goes

Anthropic

The text of the threads Obok works on, and the drafts it writes, are sent to Anthropic's Claude API to generate those drafts. Anthropic processes this on our behalf and does not use it to train models. This is the single most significant disclosure in this policy: the content of the emails Obok handles leaves our servers.

Cloudflare

Traffic to the service passes through Cloudflare, which terminates TLS. That means Cloudflare is technically able to see traffic — including mail content in transit — at its edge.

Apple and Google, for notifications

If you enable push notifications, a notification carries the headline of a card and its one-line reason — for example "Invoice #14 to Anna — 12 days overdue" — through Apple's push service. That is real information about your business, on a lock screen, passing through Apple. Turn notifications off if that is not acceptable; nothing else about Obok depends on them.

Nobody else

Your data is not sold, rented, shared with advertisers, or used to build profiles. There is no advertising in Obok, and this website carries no analytics, no cookies and no third-party scripts.

Where it is kept

On a single server operated by us in the European Union, with no inbound network ports — it is reachable only through an outbound tunnel. The database listens on the loopback interface only. OAuth tokens are encrypted at rest.

Said plainly, because it is the honest weakness: your mail connection lives on our server rather than on your phone, and the key that protects it lives on the same machine. Someone who compromised that server could reach your mail connection. Moving credentials onto the device is planned and not done.

Legal basis

We process this data to perform the service you asked for (Article 6(1)(b) GDPR) and, for the small amount of usage measurement described above, on the basis of our legitimate interest in knowing whether the product works (Article 6(1)(f)). Connecting a mail account is entirely voluntary, and until you do, Obok reads no mail at all.

One thing it does do before then, said plainly because the sentence above used to claim otherwise: what you type to Obok in chat is read the same way a message is — its AI reads your chat messages to work out whether you are telling it something about one of your matters, and keeps the facts it finds. That is the point of chat rather than a side effect, and it needs no mailbox. Pausing the assistant stops it; so does deleting your account. Switching a mailbox off or disconnecting it does not, because chat was never reading the mailbox.

How long it is kept

For as long as your account exists. Because Obok is in supervised testing, no automatic retention window is enforced yet — deletion happens when you ask for it, and when the test cohort ends. You can now do it yourself, on the You tab, without asking anyone; writing to kontakt@obok.ai still works.

Backups. The server is dumped nightly and those dumps are kept for 14 days, then deleted. So an erased account is gone from the live database immediately and from every backup within a fortnight. We say the number because “deleted” that quietly excludes backups is not deleted.

What we cannot take back. Email text sent to Anthropic to write a draft has already been processed by the time you ask us to delete anything. It is never used for training, and deleting your account stops anything further being sent — but we will not claim a reach we do not have.

Your rights and how to actually use them

Under GDPR you may access, correct, delete, restrict or object to the processing of your data, and receive it in a portable form. Several of these are buttons rather than requests:

See everything Obok has learned — the You tab lists every rule in plain language.
Export — one tap produces a JSON file of everything we hold about you: your rules, the drafts written for you, your chat with the assistant, the event history, and which mailbox is connected. It never contains the credential itself.
Delete — any rule individually, all of them at once with Forget all rules and notes, or the whole account from the You tab: Delete everything, permanently. That one removes your rules, drafts, chat, history and mail connection together, asks your mail provider to revoke Obok's access, and ends your invite link. It cannot be undone.
Stop it — the kill switch halts all proposals immediately, and finer switches disable individual task types or a connected account.
Disconnect — the You tab disconnects a connected account, which deletes the stored credential and stops Obok reading that mailbox. Revoking Obok's access in your Google account settings ends its ability to read anything.

For anything not covered by a button, write to kontakt@obok.ai. You also have the right to complain to a supervisory authority — in Poland, Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Access is a link, not a login

Obok has no passwords. Your invitation link is itself the credential: possession of it is the whole claim to your account. There is no recovery process, and anyone you forward it to has your access. If you lose it or think someone else has it, write to us and we will issue a new one, which immediately invalidates the old.

Children

Obok is a tool for running a business and is not directed at anyone under 16.

Changes

If this policy changes in a way that affects what we do with your data, we will tell invited testers directly rather than quietly editing this page.

Polityka prywatności

Co Obok czyta, co przechowuje, kto jeszcze to widzi i jak to zatrzymać.

Ostatnia aktualizacja: 13 sierpnia 2026. Obok jest w nadzorowanych testach z małą, zaproszoną grupą; ta polityka opisuje usługę taką, jaka jest dzisiaj, a nie taką, jaka ma być w przyszłości.

Kto odpowiada

Administratorem danych jest META Project, Al. Jerozolimskie 198N/15, 02-486 Warszawa, Polska. We wszystkich sprawach objętych tą polityką, w tym w sprawie wglądu do danych lub ich usunięcia, pisz na kontakt@obok.ai.

Wersja krótka

Obok nie wysyła e-maili. Nie zawiera kodu, który wysyła pocztę. W Google nigdy nie prosi dostawcy o uprawnienie do wysyłania. Tam, gdzie dostawca wydaje jedno hasło obejmujące wszystko — jak Apple — Obok przechowuje to hasło i używa go wyłącznie do czytania. Czyta, pisze wersje robocze i otwiera okno nowej wiadomości w Twojej własnej aplikacji pocztowej. Każda wiadomość, która wychodzi z Twojej skrzynki, została wysłana przez Ciebie.

Żeby znaleźć Twoje przeterminowane faktury i wiadomości z prośbą o termin, Obok czyta Twoją skrzynkę. Uprawnienia pocztowe działają na zasadzie „wszystko albo nic”, więc uprawnienie, którego udzielasz, obejmuje całą skrzynkę — Obok patrzy na ostatnie 60 dni i zachowuje tylko to, co okazuje się dotyczyć Twojej firmy — przede wszystkim nieopłacone faktury i prośby o termin, ale każda sprawa Twojej pracy może zostać zachowana jako sprawa. Czyta więcej, niż zachowuje: żeby ocenić, czy wiadomość dotyczy Twojej firmy, trzeba ją raz przeczytać. Ta różnica między tym, co jest udzielone, a tym, co jest wykorzystywane, jest realna i wolimy, żebyś usłyszał(a) o niej tutaj.

Co Obok czyta

Po podłączeniu Twojego konta Google — i dopiero wtedy:

Gmail, tylko do odczytu (gmail.readonly) — tematy, treści, uczestnicy i daty wiadomości z ostatnich 60 dni, żeby ocenić, które z nich dotyczą Twojej firmy.
Tylko dostępność w kalendarzu (calendar.freebusy) — godziny, w których jesteś zajęty(-a); uprawnienie służy temu, żeby odpowiedź w sprawie terminu proponowała godziny, które naprawdę masz wolne. Mówiąc dokładnie: po przebudowie silnika ta funkcja nie jest jeszcze ponownie podłączona, więc dziś wersje robocze nie czytają Twojego kalendarza; uprawnienie pozostaje — tylko do odczytu — na czas, gdy wróci. To uprawnienie w ogóle nie obejmuje nazw wydarzeń, uczestników, opisów ani miejsc. Nie chodzi o naszą powściągliwość: te dane są poza tym, czego udzielasz.

Obok nie posiada żadnego uprawnienia pozwalającego wysyłać, zmieniać ani usuwać czegokolwiek w Twojej skrzynce lub kalendarzu. Zapisane połączenie, w którym takie uprawnienie zostanie wykryte, jest odrzucane, a nie używane.

Co Obok przechowuje

Dane	Po co
Od chwili podłączenia skrzynki i ani jednej wiadomości wcześniej: AI w Obok czyta każdą nową wiadomość (poza masowymi) jeden raz — żeby ocenić, czy dotyczy Twojej firmy. Tym właśnie jest Obok — nie ma prostszego trybu, w którym mógłby działać, więc podłączenie skrzynki i to czytanie to jedna i ta sama decyzja, opisana na ekranie zgody Google i tutaj, zanim ją podejmiesz. Wiadomości uznane za nieistotne są czytane i nie są zachowywane. Gdy istotna wiadomość ma załączony dokument, Obok czyta też tekst tego dokumentu — nigdy sam plik, i tylko wtedy, gdy wiadomość wygląda na wartą otwarcia. Zachowywane są: wydobyte fakty (numery faktur, kwoty, terminy płatności, obiecane daty zapłaty, terminy spotkań), kto i w której wiadomości lub dokumencie je podał, oraz historia statusu danej sprawy. Żeby przerwać czytanie, wyłącz skrzynkę albo ją odłącz — obie opcje są w zakładce Ty i działają natychmiast	Żeby prowadzić jedną teczkę na sprawę — nowy mail klienta o starej fakturze trafia do właściwej sprawy, a karta, którą zatwierdzasz, pokazuje, na czym się opiera
Krótkie notatki, które Obok zapisuje o osobach, z którymi współpracujesz — np. „zwykle płaci około tygodnia po terminie” — wyliczone z historii Twoich spraw, nigdy z oceniania charakteru na podstawie wiadomości. Każdą notatkę widzisz, jest oznaczona jako niepotwierdzona, dopóki jej nie zaakceptujesz, i w każdej chwili możesz ją zmienić lub usunąć	Żeby wersje robocze uwzględniały to, jak ktoś faktycznie się zachowuje. Notatka, której nie potwierdzisz, nie wpływa na nic
Gdy usuniesz taką notatkę, powstaje zapis odrzucenia: adres e-mail tej osoby i kryptograficzny skrót (SHA-256) usuniętego zdania. Samo zdanie nie jest przechowywane	Żeby Obok nie napisał ponownie tej samej notatki o tej samej osobie. Zapomnij wszystkie zasady i notatki usuwa też te zapisy
Wersje robocze napisane przez Obok	Żeby pokazać Ci, co zatwierdzasz
Twoje decyzje: zatwierdzone czy odrzucone, kiedy i z jakim uzasadnieniem	Powody odrzucenia stają się zasadami, które poprawiają kolejne wersje robocze
Odpowiedź, którą naprawdę wysłałeś(-aś), odczytana z Twojej skrzynki przy późniejszym skanowaniu	Żeby zmierzyć, jak bardzo Twoja wersja różniła się od wersji roboczej — to główny sygnał jakości. Cytowany fragment, który Twój program pocztowy dokleja, jest usuwany przed zapisem, więc słowa drugiej strony nie są przechowywane
Zasady — zdania zwykłym językiem o tym, jak pracujesz	Pamięć asystenta. W każdej chwili widoczna, edytowalna i możliwa do usunięcia przez Ciebie. Usunięcie zasady usuwa jej treść także z każdego zapisu przypisanego do tej zasady, nie tylko z listy zasad, w tym z notatki o tym, że zasada zatrzymała wersję roboczą, o ile ta notatka wskazuje, która to zasada. Wiadomość na czacie, w której nauczyłeś(-aś) jej Obok, zostaje w Twojej rozmowie bez zmian, bo to Twój własny zapis, a nie pamięć asystenta o nim.
Twój adres e-mail oraz token powiadomień, jeśli je włączysz	Tożsamość i powiadomienia
Twoje tokeny dostępu i odświeżania Google, zaszyfrowane	Żeby czytać Twoją skrzynkę bez ciągłego proszenia Cię o ponowne połączenie
Zdarzenia użycia — kiedy karty powstały i zostały rozstrzygnięte oraz koszt zapytań do modelu	Żeby wiedzieć, czy produkt działa i ile kosztuje jego utrzymanie

Dokąd trafiają

Anthropic

Treść wątków, nad którymi Obok pracuje, oraz pisane przez niego wersje robocze są wysyłane do API Claude firmy Anthropic w celu wygenerowania tych wersji. Anthropic przetwarza je w naszym imieniu i nie używa ich do trenowania modeli. To najważniejsza informacja w całej tej polityce: treść e-maili, którymi zajmuje się Obok, opuszcza nasze serwery.

Cloudflare

Ruch do usługi przechodzi przez Cloudflare, które kończy połączenie TLS. Oznacza to, że Cloudflare technicznie może widzieć ten ruch — w tym treść poczty w tranzycie — na swoim brzegu sieci.

Apple i Google, na potrzeby powiadomień

Jeśli włączysz powiadomienia push, powiadomienie niesie nagłówek karty i jednozdaniowe uzasadnienie — na przykład „Faktura #14 do Anny — 12 dni po terminie” — przez usługę powiadomień Apple. To realna informacja o Twojej firmie, na ekranie blokady, przechodząca przez Apple. Wyłącz powiadomienia, jeśli to dla Ciebie nie do przyjęcia; nic innego w Obok od nich nie zależy.

Nikt więcej

Twoje dane nie są sprzedawane, wynajmowane, udostępniane reklamodawcom ani używane do budowania profili. W Obok nie ma reklam, a ta strona internetowa nie zawiera analityki, plików cookie ani skryptów innych firm.

Gdzie są przechowywane

Na jednym serwerze prowadzonym przez nas na terenie Unii Europejskiej, bez żadnych otwartych portów przychodzących — jest osiągalny wyłącznie przez tunel wychodzący. Baza danych nasłuchuje tylko na interfejsie pętli zwrotnej. Tokeny OAuth są zaszyfrowane.

Mówiąc wprost, bo to uczciwie nazwana słabość: Twoje połączenie z pocztą znajduje się na naszym serwerze, a nie w Twoim telefonie, a klucz, który je chroni, leży na tej samej maszynie. Ktoś, kto przejąłby ten serwer, mógłby dosięgnąć Twojego połączenia z pocztą. Przeniesienie danych uwierzytelniających na urządzenie jest zaplanowane i jeszcze nie zrobione.

Podstawa prawna

Przetwarzamy te dane w celu wykonania usługi, o którą poprosiłeś(-aś) (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), a w zakresie niewielkich pomiarów użycia opisanych wyżej — na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu polegającego na wiedzy, czy produkt działa (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Podłączenie konta pocztowego jest całkowicie dobrowolne, a dopóki tego nie zrobisz, Obok nie czyta żadnej poczty.

Jedną rzecz robi już wcześniej — mówimy o tym wprost, bo powyższe zdanie sugerowało co innego: to, co piszesz do Obok na czacie, jest czytane tak samo jak wiadomość. AI czyta Twoje wiadomości z czatu, żeby ocenić, czy mówisz mu coś o jednej ze swoich spraw, i zachowuje znalezione fakty. To jest sens czatu, a nie efekt uboczny, i nie wymaga żadnej skrzynki. Zatrzymuje to wstrzymanie asystenta oraz usunięcie konta. Wyłączenie skrzynki albo jej odłączenie tego nie zatrzymuje — czat nigdy nie czytał skrzynki.

Jak długo są przechowywane

Tak długo, jak istnieje Twoje konto. Ponieważ Obok jest w nadzorowanych testach, nie egzekwujemy jeszcze automatycznego okresu retencji — usunięcie następuje wtedy, gdy o nie poprosisz, oraz po zakończeniu testów. Możesz to teraz zrobić sam(a), w zakładce Ty, nikogo nie pytając; napisanie na kontakt@obok.ai nadal działa.

Kopie zapasowe. Serwer jest zrzucany co noc, a zrzuty są przechowywane przez 14 dni, po czym są usuwane. Usunięte konto znika więc z działającej bazy natychmiast, a z każdej kopii zapasowej w ciągu dwóch tygodni. Podajemy tę liczbę, bo „usunięte”, które po cichu pomija kopie zapasowe, nie jest usunięte.

Czego nie możemy cofnąć. Tekst e-maili wysłany do Anthropic w celu napisania wersji roboczej został już przetworzony, zanim poprosisz o usunięcie czegokolwiek. Nigdy nie służy do trenowania, a usunięcie konta zatrzymuje wysyłanie czegokolwiek dalej — ale nie będziemy twierdzić, że sięgamy dalej, niż sięgamy.

Twoje prawa i jak z nich naprawdę skorzystać

Na mocy RODO możesz uzyskać dostęp do swoich danych, sprostować je, usunąć, ograniczyć ich przetwarzanie lub wnieść sprzeciw, a także otrzymać je w formacie nadającym się do przeniesienia. Kilka z tych praw to po prostu przyciski, a nie wnioski:

Zobacz wszystko, czego Obok się nauczył — zakładka Ty wypisuje każdą zasadę zwykłym językiem.
Eksport — jedno dotknięcie tworzy plik JSON ze wszystkim, co o Tobie mamy: zasady, wersje robocze napisane dla Ciebie, czat z asystentem, historię zdarzeń i informację, która skrzynka jest podłączona. Nigdy nie zawiera samego poświadczenia.
Usuwanie — każdą zasadę pojedynczo, wszystkie naraz przyciskiem Zapomnij wszystkie zasady i notatki, albo całe konto w zakładce Ty: Usuń wszystko, trwale. To ostatnie usuwa zasady, wersje robocze, czat, historię i połączenie z pocztą, prosi dostawcę poczty o cofnięcie dostępu Obok i kończy ważność Twojego linku. Tego nie da się cofnąć.
Zatrzymanie — wyłącznik główny natychmiast wstrzymuje wszystkie propozycje, a drobniejsze przełączniki wyłączają poszczególne typy zadań albo połączone konto.
Odłączenie — zakładka Ty odłącza połączone konto, co usuwa zapisane poświadczenie i zatrzymuje czytanie tej skrzynki. Cofnięcie dostępu Obok w ustawieniach Twojego konta Google kończy jego możliwość czytania czegokolwiek.

We wszystkim, czego nie załatwia przycisk, pisz na kontakt@obok.ai. Masz również prawo wnieść skargę do organu nadzorczego — w Polsce jest nim Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Dostęp to link, a nie logowanie

Obok nie ma haseł. Twój link z zaproszeniem sam w sobie jest poświadczeniem: kto ma link, ten ma dostęp do konta. Nie ma procedury odzyskiwania, a każdy, komu go przekażesz, ma Twój dostęp. Jeśli go zgubisz albo uznasz, że ma go ktoś inny, napisz do nas, a wydamy nowy — co natychmiast unieważnia stary.

Dzieci

Obok jest narzędziem do prowadzenia firmy i nie jest kierowany do osób poniżej 16. roku życia.

Zmiany

Jeśli ta polityka zmieni się w sposób wpływający na to, co robimy z Twoimi danymi, powiemy o tym zaproszonym testerom bezpośrednio, zamiast po cichu edytować tę stronę.